Feature Blog

Nutzen Sie unseren Feature Blog, um regelmäßig über neue Agile Workers Funktionen informiert zu bleiben.

Erweitertes Team Controlling

von Bernfried Howe

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Teams in einem Dienstleistungsunternehmen ist die Fakturierungsquote, also die abrechenbaren Zeiten im Verhältnis zur Summe der Arbeitszeiten eines Teams. Ist die Fakturierungsquote zu niedrig, so ist es die Aufgabe des Team Managers, die Ursachen dafür festzustellen. Mit der erweiterten Controlling Funktionalität des Team Dashboards können Team Manager nun die Auslastung jedes einzelnen Mitarbeiters genauer analysieren und somit leichter feststellen, welche Mitarbeiter im betrachteten Zeitraum nicht optimal ausgelastet waren. 

Agile Workers - Einfacher und Individueller

von Bernfried Howe

Es ist uns ein großes Bedürfnis, Agile Workers stetig weiter zu verbessern. Basierend auf dem Feedback unserer Kunden haben wir daher das Navigationskonzept überarbeitet, um eine intuitivere Bedienung und kürzere Klickwege zu schaffen. Zudem sind wir dem Wunsch gefolgt, Agile Workers Konten an das Branding eines Kunden anpassbar zu machen, um eine individuelle, unternehmenskonforme Darstellung zu erreichen.

Arbeitszeiterfassung über Jira leicht gemacht

von Bernfried Howe

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist für Mitarbeiter häufig eine lästige Aufgabe. Zum einen ist die Zeiterfassung für die Erfüllung der Aufgabe selbst nicht erforderlich und zum anderen muss der Mitarbeiter in der Regel vom Aufgaben-Management in ein Zeiterfassungsprogramm wechseln. Dieser Vorgang kostet Zeit, die besser in die Erledigung der eigentlichen Aufgabe zur Erfüllung des Projektziels investiert wäre...

Unternehmenskennzahlen in Echtzeit abrufen

von Bernfried Howe

Es gibt viele Kennzahlen mit denen der Status, die Entwicklung und letztendlich der Erfolg des Unternehmens kenntlich gemacht werden können. Für IT-Dienstleister spielen u.a. die Kennzahlen Erwartete Auslastung (Plan-Auslastung) sowie Fakturierungsquote eine wichtige Rolle. In Agile Workers lassen sich diese Kennzahlen für Teams in Echtzeit abrufen.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz

von Bernfried Howe

Jeder Mitarbeiter, unabhängig davon ob dieser ein Projekt Manager, Team Manager oder Mitarbeiter eines Teams bzw. Projekts ist, gelangt nach der Anmeldung als erstes auf das Arbeitsplatz-Dashboard. Von dort aus beginnt also jeder Benutzer seinen Arbeitstag in Agile Workers. Um diesen Start so optimal wie möglich zu gestalten, haben wir das Arbeitsplatz-Dashboard vollständig umgestaltet und um weitere Informationen und Funktionen angereichert.

Arbeitszeiten umbuchen

von Bernfried Howe

Als Projekt Manager möchte man sicherstellen, dass alle Leistungen, die in Rechnung gestellt werden sollen, hinsichtlich des Umfangs und der Zuordnung zu vereinbarten Budgets korrekt gebucht wurden. Sind Korrekturen erforderlich, so können diese Leistungen einfach umgebucht werden...

Rechnung auf Knopfdruck

von Bernfried Howe

In den vergangenen Releases wurde Agile Workers Schritt für Schritt um neue Funktionalitäten erweitert, die die Lücke zwischen der Erfassung von Tätigkeiten an Aufgaben und deren Abrechnung zum Kunden schließen. Es fehlte nur noch ein entscheidener Schritt, um dem Ziel „Von der Anforderung bis zur Rechnung“ gerecht zu werden - die Integration mit einer Abrechnungslösung.

Arbeitsprotokoll aus Jira übernehmen

von Bernfried Howe

Eine einfache und effektive Aufgabenverwaltung ist ein wichtiger Teilaspekt des Projektmanagements. In vielen IT-Unternehmen wird Atlassian Jira als Tool hierfür eingesetzt. Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie sich die Arbeitszeitprotokolle Ihrer Mitarbeiter an den einzelnen Aufgaben aus Jira auf Ihr Projektbudget auswirken bzw. wie Sie diese Ihren Kunden in Rechnung stellen können? Für die Kontrolle der Budgets und die Übernahme von Arbeitsprotokollen kommt Agile Workers ins Spiel.

Team Mitglieder vorausschauend planen

von Bernfried Howe

Als Projekt Manager ist man darauf bedacht, alle erforderlichen Experten für die Umsetzung des Projekts ins Team zu holen. Das muss vernünftig und verbindlich geplant werden, um im Rahmen des Projektbudgets zu bleiben und die termingerechte Auslieferung gewährleisten zu können. Mit Agile Workers können Sie Ihre Experten einfach reservieren.

In 6 Schritten zur Rechnung

von Bernfried Howe

In vielen IT-Dienstleistungsunternehmen findet das Management von Projekten, die Zeiterfassung und die Erstellung von Rechnungen in drei verschiedenen Systemen statt. Das führt dazu, dass unterschiedliche Benutzeroberflächen für einen Prozess genutzt, Daten redundant erfasst und Schnittstellen zwischen den Systemen entwickelt werden müssen. Lesen Sie, wie Agile Workers durch sein Projekt-, Budget- und Zeitmanagement auch die Erstellung von Rechnungen einfach ermöglicht.

Übersichtlicher Freigabeprozess für Arbeitszeiten und Kosten

von Bernfried Howe

Für einen Projekt Manager ist es wichtig, immer den Überblick über sein Budget zu behalten. Eine Voraussetzung dafür ist, dass er alle Arbeitszeit- und Kostenbuchungen seiner Projektmitglieder leicht einsehen und prüfen kann. Um das sicher zu stellen, ist ein klarer Prozess für alle beteiligten Rollen (Mitarbeiter, Projekt Manager, Team Manager) erforderlich. Zudem sollten alle zugehörigen Dialoge für jeden einzelnen Arbeitsschritt des Prozesses optimal gestaltet sein.

Mitarbeiter mit individuellen Vertragsdaten an Buchungselementen verwalten

von Bernfried Howe

Für die Umsetzung von Projekten werden in der Regel Vertragsbedingungen zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart, die sowohl zeitliche als auch monetäre Konditionen für das Projekt und die eingesetzten Mitarbeiter festlegen. Zum einen wird das Projektbudget definiert, zum anderen die Stunden- bzw. Tagessätze für die einzelnen Projektmitglieder. Lesen Sie, wie Ihnen die Buchungselemente eine einfache Möglichkeit bieten, Ihre Kundenprojekte im Rahmen vereinbarter Bedingungen umzusetzen.

Budgets direkt am Projekt verwalten

von Bernfried Howe

Einem Projekt liegt in der Regel ein Budget zugrunde, welches entweder interner Natur ist oder sich aus der Bestellung eines Kunden ergibt. In Agile Workers werden diese Budgets über die Buchungselemente abgebildet, die bisher durch den Administrator gepflegt werden konnten. Lesen Sie, wie nun auch jeder einzelne Projekt Manager seine eigenen Buchungselemente und viele weitere Einstellungen im Projekt über den neuen "Einstellungen ändern" Dialog pflegen kann.

Projekte mit Standardaufgaben erzeugen

von Bernfried Howe

In Agile Workers können verschiedenste Arten von Projekten abgebildet werden. So auch Projekte, die immer gleichartige Aufgaben zu erfüllen haben. Um diese Aufgaben nicht immer wieder neu zu erfassen, wurden im Agile Workers die Aufgabenvorlagen eingeführt. Eine Liste von Aufgaben kann mit bestimmten Eigenschaften vordefiniert und bei Erzeugung eines Projekts ausgewählt werden. Alle Aufgaben werden bei der Erzeugung des Projekts auf Basis der Einstellungen frisch erzeugt und dem neuen Projekt zugeordnet.

Agile Workers persönlicher gestalten

von Bernfried Howe

Projekte bestehen nicht nur aus Aufgaben, die zu einem definierten Zeitpunkt fertiggestellt werden müssen, sondern insbesondere aus einem Team von Mitarbeitern, die alles daran setzen, die Ziele des Projekts zu erreichen. Für den Erfolg eines Projekts ist unter anderem auch eine persönliche Atmosphäre im Team sehr wichtig. Daher wird nun auch Agile Workers ein Stück persönlicher, indem alle Benutzer Ihren persönlichen Avatar sowohl in Form eines Logos als auch als Foto im persönlichen Profil hinterlegen können.

Zeiterfassung - Integriert und einfach

von Bernfried Howe

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist eine wichtige Tätigkeit, die in jedem Projekt erforderlich ist. Zum einen möchte man natürlich seine Leistungen dem Kunden gegenüber abrechnen. Auf der anderen Seite liefert die Arbeitszeiterfassung konkrete Informationen über den Fortschritt von Projekten und der zugehörigen Budgets. Daher ist es wichtig, dass die Erfassung von Arbeitszeiten mit dem Projekt- und Aufgaben Management eng verzahnt ist und eine intuitive, schnelle Bedienung ermöglicht.

Reisekosten leicht erfasst...

von Bernfried Howe

Stellen Sie sich folgende Situation vor. Ein Mitarbeiter eines Projekt-Teams reist im Rahmen eines Kundenprojekts zum Kunden, um vor Ort eine Präsentation der Projektstands durchzuführen. Dabei entstehen dem Mitarbeiter Reisekosten für Bahn und Hotel. Wenn dieser nun einen Tag später von dem Kundentermin zurückkommt, müssen er die Reiskosten in einem internen System erfassen, um diese erstattet zu bekommen. Aber diese Art von Kosten müssen unter Umständen auch gegen das Projekt-Budget gebucht werden und dem Kunden beim nächsten Rechnungslauf in Rechnung gestellt werden.

Kunden optimal in Projekte einbeziehen

von Bernfried Howe

Projekte werden gestartet, um einen Nutzen für einen Kunden auf Basis definierter Anforderungen zu schaffen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, den Kunden in allen Phasen des Projekts mit einzubeziehen. Insbesondere in Projekten mit agilen Methoden wird hervorgehoben, dass der Kunde Teil des Projektteams ist und Entscheidungen zusammen im Team erarbeitet werden. Dabei stellen direkte Kommunikationswege und ein hohes Maß an Transparenz wesentliche Erfolgsfaktoren dar.

Activity Stream - Aktuelle Aktivitäten im Blick

von Bernfried Howe

Für eine effiziente Umsetzung von Aufgaben ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter jederzeit aktiv über Veränderungen, die dessen Aufgaben betreffen, informiert wird. Diese Information sollte nicht nur durch interne Benachrichtigungen oder E-Mails mitgeteilt werden können, sondern auch während des Arbeitens mit dem Aufgaben Management leicht zugreifbar sein. Lesen Sie, wie der neue Activity Stream diese Anforderung in Agile Workers gelöst hat.

Arbeitsprozesse individuell gestalten

von Bernfried Howe

Die Anforderungen an ein Aufgaben Management können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Die erforderlichen Aufgabentypen, die Art der Priorisierung und der Aufwandseinschätzung und insbesondere der Arbeitsablauf, um Aufgaben von einem initialen in einen finalen Status zu überführen, sollten daher pro Unternehmen oder sogar pro Unternehmensbereich individuell einstellbar sein. Nur so kann ein optimales Aufgaben Management gewährleistet und die Akzeptanz aller Beteiligten erzielt werden.

Dokumente sicher an Aufgaben anhängen

von Bernfried Howe

Die Beschreibung einer Aufgabe erfolgt häufig nicht nur durch einen einfachen Beschreibungstext, sondern zusätzlich durch ein oder mehrere Dokumente und Bilder. Damit alle Mitarbeiter, die an der Umsetzung einer Aufgabe beteiligt sind, diese Dateien leicht und sicher zugreifen können, werden die Dokumente und Biler einfach als verschlüsselter Anhang an die Aufgabe geheftet.

Relevanz einer Aufgabe einfach bestimmen

von Bernfried Howe

Um die Reihenfolge der Aufgaben im Backlog bzw. in Iterationen zu bestimmen, spielen verschiedene Kriterien eine Rolle. Denn die Relevanz einer Aufgabe kann sich auf unterschiedliche Weise ausdrücken. Nicht nur die gewählte Priorität sondern auch konkrete Fälligkeitstermine oder zugeordnete Schlagworte (Labels) geben Hinweise auf die Relevanz einer Aufgabe. Lesen Sie, wie die neuen Eigenschaften wie Fälligkeitsdatum und Labels das Team bei der Priorisierung von Aufgaben unterstützen.

Mitarbeiter effizient in Projekte einplanen

von Bernfried Howe

Team Manager stehen häufig vor der Herausforderung, mehrere Kundenprojekte mit ihrem Team parallel umsetzen zu müssen. Dabei wird in der Regel für einen Zeitraum von 1-2 Wochen eine Planung der Mitarbeiter auf die Projekte vorgenommen. Der Team Manager muss hierbei zum einen Kundenanforderungen sowie dessen Fälligkeiten berücksichtigen und zum anderen eine sinnvolle Verteilung der Teamkapazität über die Projekte hinweg sicherstellen. Lesen Sie, wie Sie mittels des Team Kalenders Ihre Mitarbeiter optimal einplanen können.

Planung und Überwachung von Projektbudgets

von Bernfried Howe

Eine wesentliche Aufgabe eines Projekt Managers ist die monetäre Planung und Überwachung der Projekte. Dabei werden in der Regel zuerst die finanziellen Rahmenbedingungen wie Budgets und Stundensätze vereinbart. Während der Durchführung eines Projekts steht der Projekt Manager nun regelmäßig vor der Aufgabe, die angefallenen Aufwände zu ermitteln und gegen das Budget zu prüfen. Eine Aufgabe, die immer wieder viel Zeit für die Beschaffung der Daten und deren Konsolidierung abverlangt.

Backlog + Kanban-Board = Strukturiert arbeiten

von Bernfried Howe

Es gibt viele verschiedene Vorgehensweisen, wie Aufgaben durch ein Team umgesetzt werden können. Von der einfachen Abarbeitung auf Basis einer regelmäßigen Priorisierung bis hin zur detaillierten Planung von Arbeitszeiträumen (Iterationen) unter Berücksichtigung von Einflussfaktoren wie z.B. Verfügbarkeiten von Mitarbeitern. Doch alle Vorgehensweisen haben ihren Ursprung in einer priorisierten Aufgabenliste, die im agilen Umfeld als  Backlog bezeichnet wird.

Testphase und neues Preismodell

von Bernfried Howe

Wenn man auf der Suche nach der richtigen Projekt Management Lösung ist, sollte man sich zuvor ein vollständiges Bild von der Software machen können. Daher bieten wir mit dem aktuellen Release des Agile Workers eine 14-tägige Testphase an, in der unsere Lösung uneingeschränkt getestet werden. Nach Ablauf der Testphase kann das Konto über einen einfachen Bestellprozess kostenpflichtig aktiviert und mit günstigen Benutzerkontingenten versehen werden.

Mitarbeiterauslastung besser planen

von Bernfried Howe

Jede Woche stehen Team Manager und Projekt Manager vor der schwierigen Situation, die Aufgaben aus verschiedenen Projekten für die kommende Woche einzuplanen. Die Schwierigkeit liegt darin, sowohl eine gerechte Verteilung der Team Kapazität über die verschiedenen Projekte zu gewährleisten, als auch jedes einzelne Team Mitglied realistisch mit den richtigen Aufgaben auszulasten. Für diesen Prozess wurde daher ein eigener Dialog geschaffen.

Iterationen erfolgreich planen und umsetzen

von Bernfried Howe

Ein Projekt Manager steht immer wieder vor der Herausforderung, Aufgaben, die innerhalb eines definierten Planungszeitraums erledigt werden sollen, für die Umsetzung sinnvoll einzuplanen. Dabei muss er sicher stellen, dass die Summe der Aufwände aller Aufgaben mit der verfügbaren Team Kapazität in Einklang gebracht wird. Die Qualität dieses Planungsprozesses hängt dabei von zwei Faktoren ab. Lesen Sie im "Feature der Woche" wie die vollständig überarbeitete Iterationsverwaltung Ihren Planungsprozess optimieren kann.

Das Backlog immer im Blick behalten

von Bernfried Howe

Das Backlog, also die Liste der Anforderungen, die noch nicht für die Umsetzung verplant wurden, nimmt eine wichtige Aufgabe in agilen Projekten ein. Anforderungen werden inhaltlich als auch hinsichtlich der voraussichtlichen Aufwände für die Implementierung aufbereitet und priorisiert. Eine wichtige Grundlage, um sicherzustellen, dass an den wichtigen Themen zuerst gearbeitet. Lesen Sie, wie Agile Workers diesen Prozess mit allen verfügbaren Informationen optimal unterstützt.

Abhängige Aufgaben aus dem Kanban Board erstellen

von Bernfried Howe

Typische Aufgaben eines Support-Mitarbeiters oder des Projekt Managers sind es, die eingehenden Tickets der Kunden zu bewerten, um anschließend konkrete Aufgaben für die Entwicklung zu erstellen. Diese Aufgaben stehen in einer direkten Beziehung zum ursprünglichen Ticket. Um nun neue Aufgaben, direkt als Unteraufgaben eines Tickets erstellen zu können, wurden die Aktionen, die für eine Karte im Kanban-Board ausgeführt werden können, um den Punkt "Unteraufgabe erstellen" erweitert.