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Arbeitszeiterfassung über Jira leicht gemacht

von Bernfried Howe

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist für Mitarbeiter häufig eine lästige Aufgabe. Zum einen ist die Zeiterfassung für die Erfüllung der Aufgabe selbst nicht erforderlich und zum anderen muss der Mitarbeiter in der Regel vom Aufgaben-Management in ein Zeiterfassungsprogramm wechseln. Dieser Vorgang kostet Zeit, die besser in die Erledigung der eigentlichen Aufgabe zur Erfüllung des Projektziels investiert wäre.

Für Unternehmen, wie Agenturen oder IT-Dienstleister, ist die Zeiterfassung jedoch unerlässlich, da die in der Arbeitszeit getätigte Leistung dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Es stellt sich also die Frage, wie man dem Mitarbeiter die Zeiterfassung so einfach wie möglich machen kann.

Jira Arbeitsprotokolleinträge übernehmen

Jira bietet dem Bearbeiter einer Aufgabe die Möglichkeit, über das sogenannte Arbeitsprotokoll die getätigten Aufwände zu erfassen. Der Bearbeiter muss lediglich eine Dauer, ein Datum und eine Beschreibung ausfüllen und schon liegen die wesentlichen Informationen für eine Zeiterfassung vor.

Agile Workers übernimmt auf Basis der Jira Integration diese Arbeitsprotokolleinträge automatisch. Der Mitarbeiter muss nicht mehr zwischen Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung wechseln und spart somit wertvolle Zeit ein.

Der Projekt-Manager kann über einen einfachen Übernahmeprozess Budget-wirksame Zeiterfassungseinträge erzeugen. Im Dialog "Arbeitszeiten und Kosten / Arbeitsprotokoll übernehmen" werden alle Mitarbeiter mit noch nicht übernommenen Arbeitsprotokolleinträgen aufgelistet.

Arbeitsprotokoll übernehmen

Nachdem ein Mitarbeiter ausgewählt wurde, werden alle Details zu den Arbeitsprotokolleinträgen angezeigt. Der Projekt-Manager kann nun entscheiden, auf welches gewünschte Buchungselement (Budget) jeder einzelne Eintrag zugeordnet werden soll.

Arbeitsprotokoll übernehmen - Details

Auf diese Weise wird die reine Erfassung der Tätigkeiten und die Zuordnung zu Projekten und Budgets klar zwischen dem Mitarbeiter und den jeweiligen Projekt-Managern getrennt.

Projekt- und Team-Controlling ermöglichen

Die durch die Übernahme der Arbeitsprotolleinträge entstandenen Zeiterfassungseinträge wirken sich aufgrund der Abrechnungskonditionen der zugeordneten Buchungselemente direkt auf das Projekt-Budget aus, welches der Projekt-Manager über das Projekt-Dashboard übersichtlich aufbereitet bekommt. Weiterhin fließen die Arbeitszeiten in die Berechnung der Auslastung und Fakturierungsquote der Teams und Mitarbeiter. Diese Informationen können wiederum durch die Team-Manager auf dem Team-Dashboard abgerufen werden.

Team Controlling - Fakturierungsquote

Diese Informationen können für eine optimale Steuerung des Projekts bzw. des Teams Verwenung finden.

Mitarbeiter bei der Zeiterfassung unterstützen

Zur Vollständigkeitsprüfung der Zeiterfassung benötigt der Mitarbeiter eine chronologische Übersicht der Arbeitsprotokolleinträge. Diese Auflistung von Arbeitsprotokolleinträgen fehlt in der Standardversion von Jira.

Diese Funktion rüstet Agile Workers mit dem aktuellen Release nach. Mitarbeiter können über den Dialog "Arbeitszeiten & Kosten / Arbeitsprotokoll auswerten" alle bereits getätigten Arbeitsprotokolleinträge aus Jira in einem wöchentlichen oder monatlichen Betrachtungszeitraum einsehen.

Arbeitsprotokoll auswerten

Ein Mitarbeiter kann sofort erkennen, an welchen Arbeitstagen noch Arbeitsprotokolleinträge fehlen oder falsche Einträge vorliegen. Jeder Team-Manager hat zudem die Möglichkeit, sich diese Übersicht für seine Mitarbeiter anzeigen zu lassen, um sich ein Bild über die gebuchten Arbeitszeiten machen zu können.

Fazit

Die Erfassung von Arbeitszeiten wird durch die Nutzung der Jira Arbeitsprotokolle denkbar einfach und führt zu einer höheren Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Durch die automatische Übernahme der Arbeitsprotokolleinträge aus Jira in Agile Workers spart der Mitarbeiter wertvolle Zeit ein.

Weiterhin bekommen Projekt- und Team-Manager wichtige Controlling-Kennzahlen wie Aufwände, Budgetverlauf und Fakturierungsquote zur Steuerung des Projekts bzw. des Teams, so dass das tägliche Doing allen Projektbeteiligten vereinfacht wird und mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe bleibt: Projekte erfolgreich zu gestalten.

P.S. Wie Sie aus den erfassten Arbeitszeiten einfach eine Rechnung erstellen, beschreiben die Artikel:

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