Feature (DE)

Erweitertes Team Controlling

von Bernfried Howe

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Teams in einem Dienstleistungsunternehmen ist die Fakturierungsquote, also die abrechenbaren Zeiten im Verhältnis zur Summe der Arbeitszeiten eines Teams. Ist die Fakturierungsquote zu niedrig, so ist es die Aufgabe des Team Managers, die Ursachen dafür festzustellen. Mit der erweiterten Controlling Funktionalität des Team Dashboards können Team Manager nun die Auslastung jedes einzelnen Mitarbeiters genauer analysieren und somit leichter feststellen, welche Mitarbeiter im betrachteten Zeitraum nicht optimal ausgelastet waren.

Regelmäßiges Team Controlling

Als Geschäftsführer eines Dienstleistungsunternehmen ist es entscheidend, die Auslastung seines Unternehmens im Blick zu behalten. Daher empfiehlt es sich, in regelmäßigen Zeitabständen z.B. wöchentlich zusammen mit den Team Managern auf den Status jedes einzelnen Teams zu schauen. In Agile Workers wird für diesen Zweck das Team Dashboard in der "Controlling" Ansicht angeboten.

Team Dashboard - Fakturierungsquote

Auf einem Blick sind die Kennzahlen zu den gebuchten Arbeitszeiten, zur Planauslastung und zur Fakturierungsquote für das gesamte Team und für jedes einzelne Team Mitglied sichtbar. Schnell ist erkennbar, welches Team bzw. welche Team Mitglieder nicht optimal ausgelastet wurden oder wo ggf. auch eine Überlastung vorliegt. Anschließend kann teamübergreifend entschieden werden, ob bestimmte Aktivitäten umgeschichtet oder einzelne Team Mitglieder in Projekten anderen Teams mit eingesetzt werden sollten. Am Ende gilt es, die Gesamtauslastung und Fakturierungsquote des gesamten Unternehmens in die gewünschten Planvorgaben zu bewegen.

Mitarbeiter Drill-down

Um die Gründe für eine schlechte Auslastung oder Fakturierungsquote besser erkennen zu können, sind zusätzliche Informationen erforderlich. An welchen Projekten und daraus resultierenden Aufgaben hat der Mitarbeiter gearbeitet? Welche Zeiten sind auf fakturierbare und welche auf nicht fakturierbare Buchungselemente gelaufen? Um diese Fragen beantworten zu können, wurde das Team Dashboard um eine "Drill-down" Funktionalität in einzelne Team Mitglieder erweitert.

Dashboard - Team Mitglied

In diesem neuen Dialog wird für den ausgewählten Mitarbeiter die gebuchte Arbeitszeit, die Plan-Auslastung und die Fakturierungsquote übersichtlich dargestellt. Zudem werden alle Projekte aufgelistet, auf die der Mitarbeiter im Betrachtungszeitraum Arbeitszeiten gebucht hat. Auf diese Weise wird schnell ersichtlich, auf welchen Projekten der Mitarbeiter mit welchen Zeiteinsatz gearbeitet hat. Über die Aktion "Details einblenden" können zudem die einzelnen Arbeitszeitbuchungen mit Informationen zur Aufgabe, zum Buchungstag und -umfang und zum Buchungselement angezeigt werden. Buchungen auf nicht fakturierbare Buchungselemente werden durch einen roten Hinweis "nicht fakturierbar" hervorgehoben. Somit können alle Buchungen, die die Fakturierungsquote negativ beeinflusst haben, sofort erkannt und analysiert werden.

Zusätzliche Funktionen, wie das Navigieren durch alle Team Mitglieder oder die vordefinierten Betrachtungszeiträume z.B. die aktuelle Woche unterstützen den Team Manager bei der regelmäßigen Beurteilung der Kennzahlen seines Teams und seiner Team Mitglieder.

Fazit

Durch die Erweiterung des Team Dashboards um eine Mitarbeiter-bezogene Aufbereitung von wichtigen Kennzahlen wird den Entscheidern eines Dienstleistungsunternehmen ein wichtiges Werkzeug an die Hand gegeben, um den Ist-Zustand aller Teams und aller Mitarbeiter schnell zu erfassen, Missstände zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu beschließen. Durch die hohe Transparenz, die sich aus der Konsolidierung von Arbeitszeitbuchungen, Reservierungen und Planwerten ergibt, können Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden, um dem Ziel einer hohen Fakturierungsquote gerecht werden zu können.

Zurück