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Unternehmenskennzahlen in Echtzeit abrufen

von Bernfried Howe

Es gibt viele Kennzahlen mit denen der Status, die Entwicklung und letztendlich der Erfolg des Unternehmens kenntlich gemacht werden können. Für IT-Dienstleister spielen u.a. die Kennzahlen erwartete Auslastung (Plan-Auslastung) sowie Fakturierungsquote eine wichtige Rolle.

Die Plan-Auslastung liefert dem Team-Manager die Information, wie gut die einzelnen Mitarbeiter des Teams auf Projekte eingeplant sind bzw. in Zukunft sein werden. Die Fakturierungsquote liefert dem Team-Manager den Arbeitszeitanteil, den das Team bzw. einzelne Mitarbeiter auf fakturierbare Buchungselemente verwendet haben. Ein höherer Wert wirkt sich positiv auf Umsatz und Rentabilität des Unternehemens aus. Die Grundlage für die Berechnung der Fakturierungsquote bilden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Die Kennzahl Gebuchte Arbeitszeiten liefert dabei den Hinweis, ob die Zeiterfassung der Team-Mitglieder vollstängig ist.

Das Team Controlling Dashboard

In Agile Workers kann sich der Team-Manager über das Team Controlling-Dashboard einen Überblick über die drei wichtigen Kennzahlen (Gebuchte Arbeitszeiten, Plan-Auslastung, Fakturierungsquote) des Teams und der einzelnen Team Mitglieder in Echtzeit verschaffen. Die Kennzahlen werden jeweils als Karte mit zusätzlichen Informationen dargestellt.

Die Ermittlung der Kennzahlen findet im Kontext eines ausgewählte Zeitraums (Standard: aktueller Monat) statt. Der Zeitraum kann individuell angepasst werden, um die Kennzahlen z.B. auch auf Quartals- oder Jahresebene betrachten zu können. Durch eine Blättern-Funktion kann schnell zwischen zwei Zeiträumen gewechselt werden.

Kennzahl: Gebuchte Arbeitszeiten

Team Controlling Dashboard - Gebuchte Arbeitszeiten

Die gebuchten Arbeitszeiten geben dem Team Manager eine Übersicht darüber, wie viel Arbeitszeit im Team bereits gebucht wurde. Diese wird ins Verhältnis zur maximal buchbaren Arbeitszeit des Teams gesetzt und sowohl absolut als auch prozentual dargestellt. Diese Kennzahl ist wichtig, um als Team Manager erkennen zu können, ob das Team die Arbeitszeiten zeitnah bucht.

Kennzahl: Plan-Auslastung

Team Controlling Dashboard - Plan-Auslastung

Die Ermittlung der Plan-Auslastung basiert nicht auf den Arbeitszeiten (Vergangenheitsdaten), sondern auf Reservierungen (Zukunftsdaten), die im Rahmen der Planung von Mitarbeiter auf Projekte getätigt wurden. Die Summe der Reservierungen aller Team Mitglieder wird in Relation zur maximal reservierbaren Dauer des Teams gesetzt und liefert die Plan-Auslastung sowohl absolut als auch prozentual. Am Team kann zudem eine prozentuale Plan-Auslastung definiert werden, die ebenfalls angezeigt wird.

Kennzahl: Fakturierungsquote

Team Controlling Dashboard - Fakturierungsquote

Diese Kennziffer wird auf Basis gebuchter Arbeitszeiten ermittelt. Für die Berechnung der Fakturierungsquote wird die Summe aller fakturierbaren Arbeitszeitbuchungen in Relation zur maximal buchbaren Arbeitszeit des Teams gesetzt. Es werden sowohl die absoluten Werte als auch ein prozentualer Wert dargestellt. Am Team kann mit diesem Release auch eine Plan-Fakturierungsquote hinterlegt werden, die ebenfalls in der Karte angezeigt wird.

Kennzahlen auf Mitarbeiterebene

Durch einen Klick auf eine der drei Karten werden die Informationen der Karte für jeden einzelnen Mitarbeiter des Teams ebenfalls in Form von Karten dargestellt. Somit kann der Team Manager schnell erkennen, welcher Mitarbeiter

  • bei der Erfassung der Arbeitszeiten nicht aktuell ist,
  • noch nicht ausreichend über Reservierungen ausgelastet ist,
  • zu wenig fakturierbare Arbeitszeiten besitzt.

Um nicht nur auf Teamebene Planzahlen vorgeben zu können, wurde der Mitarbeiter bezüglich der Vertragsdaten um zwei Eigenschaften erweitert:

  • Plan-Auslastung in Prozent: Legt fest, zu wie viel Prozent ein Mitarbeiter über Reservierungen der Mitarbeiterplanung in Relation zur maximal reservierbaren Arbeitszeit verplant sein sollte.
  • Plan-Fakturierungsquote in Prozent: Legt fest, zu wie viel Prozent ein Mitarbeiter fakturierbare Arbeitszeiten in Relation zur maximal buchbaren Arbeitszeit buchen sollte.

Diese Planwerte werden ebenfalls in den jeweiligen Karten eines Mitarbeiters angezeigt.

Fazit

Durch das Team Controlling Dashboard wird ein Team Manager in die Lage versetzt, die Planwerte aus der Unternehmensplanung gegen die Ist-Daten seines Teams zu prüfen. Der Team Manager behält somit den Grad seiner Zielerreichung leicht im Blick und kann schnell auf Missstände reagieren. Diese Transparenz hilft dem Unternehmen bei der Erreichung seiner Unternehmensziele.

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