Team- und Kapazitätsplanung

Sie möchten mehrere Projekte parallel in Ihrem Team unter Berücksichtigung aktueller Verfügbarkeitsdaten realistisch planen.

Dann probieren Sie mal den projekt-übergreifenden Team Kalender des Agile Workers aus.

Erstellen Sie Ihr erstes Projekt in nur wenigen Minuten...

Mitarbeiter planen

Der Team Kalender zeigt nicht nur die Abwesenheitszeiten (z.B. Urlaub, Krankheit, Training) sondern auch die zeitlichen Zuordnungen aller Team Mitglieder auf die Projekte an. Der Team Manager kann in Absprache mit den Projekt Managern die Mitarbeiterkapazitäten im gewünschten Verhältnis durch Reservierungen auf die Projekte verteilen. Reservierungen können dabei für eine feste Dauer oder auf Basis von Regeln hinterlegt werden. Durch einen Blick auf den Team Kalender weiß somit jeder Mitarbeiter, in welchen Projekten er wann zum Einsatz kommt.

Team Organisation

Eine grundlegende Voraussetzung für die Umsetzung von mehreren parallelen Projekten ist die Organisation seiner Mitarbeiter in Teams. Dabei sollten sowohl organisatorische als auch projekt-orientierte Aspekte eine Rolle spielen.

  • Organisatorische Teams zur Abbildung der Berichtsstrukturen erstellen
  • Ausführungsteams für die Umsetzung von vielen parallelen Projekten definieren
  • Planzahlen für die Team-Auslastung hinterlegen
  • Teams für Reservierungsanfragen freischalten
  • Kompetenzen des Teams festlegen
  • Mehrere Team Manager unterstützen
  • Vorlage für das Erscheinungsbild der Team Pinnwand zuordnen

Team Kalender

Team Manager und alle Mitglieder erhalten im Team Kalender einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeiten aller Kollegen.

  • 1-, 2-, 3-wöchige und Monatsansicht
  • Stundengenaue Darstellung aller Abwesenheits- und Reservierungszeiten
  • Erfassung von Abwesenheiten für andere Team Mitglieder
  • Reservierungen von Mitarbeitern für Projekte
  • Ermittlung stundengenauer Verfügbarkeiten
  • Filtern nach MItarbeitern und Projekten

Globale Kalender

Alle übergreifenden Termine, die verfügbarkeitsrelevant oder rein informativ sind, können in globalen Kalender zentral gepflegt werden.

  • Defintion von Ereignistypen mit unterschiedlichem Eigenschaften bzgl. der Verfügbarkeitsberechnung
  • Importieren von Termin (iCal Format)
  • Regionsabhängige Zuordnung von globalen Kalendern zu Mitarbeitern

Persönlicher Kalender

Alle Mitarbeiter pflegen Ihre Abwesenheitszeiten im persönlichen Kalender Ihres Benutzerprofils

  • Urlaubstage erfassen
  • Abwesenheiten durch Trainings, Veranstaltungen, Krankheit eintragen
  • Anzeige aller Projekt-Reservierungen

Planungszeiträume

Ein Planungszeitraum (auch Sprint oder Iteration genannt) definiert einen Zeitraum, in dem ein Team bestimmte Aufgaben für die Umsetzung einplant. Bei der Zuordnung der Aufgaben wird die Verfügbarkeit aller Team Mitglieder für diesen Zeitraum stundengenau berücksichtigt.

  • Aktuelle Anzeige der Teamkapazität bei Start und im Verlauf eines Planungszeitraums
  • Automatische Korrektur der Plan/Ist Werte bei Änderung
  • Direktes Aufzeigen von Unter- und Überbuchungen

Reservierungsprozess

Die Auslastung aller Mitarbeiter eines Teams zu gewährleisten, ist ein wichtiges Ziel für jeden Team Manager. Wenn diese mit den eigenen Projekten nicht mehr gewährleistet werden kann, muss man seine Mitarbeiter auch über Teamgrenzen hinaus anbieten können.

  • Teams für Reservierungsanfragen von Projekten anderer Teams öffnen
  • Kompetenzen definieren und dem Team bzw. jedem Team Mitglied zuordnen
  • Reservierungsanfragen entgegen nehmen und Team Mitglieder vorschlagen
  • Festgelegter Geschäftsprozess zwischen den anfragenden Projekt Managern und den Team Managern

Charts

Als Team Manager möchte man jederzeit über den aktuellen Status meines Teams und jedes einzelnen Mitglieds informiert sein.

  • Status zu allen aktuellen Planungszeiträumen
  • Laufende Projekte des Teams
  • Aktuelle Auslastung des Mitarbeiters auf Monats-, Quartals- und Jahresbasis abfragen
  • Auslastungsübersicht für das gesamte Team
  • Kompetenzverteilung im Team
  • Anstehende Abwesenheiten von Team Mitgliedern
  • Aktuellen Status der Arbeitszeitbuchungen für alle Mitarbeiter
  • Reservierungsanfragen

Kompetenzen

Die Kompetenzen spielen eine wichtige Rolle, um ein Projektteam anforderungsgerecht zusammenstellen zu können.

  • Zentrale Definition aller verfügbaren Kompetenzen
  • Zuordnung von Kompetenzen zu Mitarbeitern und Teams
  • Reservierungsanfragen für Kompetenzen stellen
  • Die erforderliche Kompetenz einer Aufgabe zuordnen

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