Budget Management

Bei jedem Projekt, egal ob dieses interner Art ist oder durch einen Kunden beauftragt wurde, sollte zuerst ein zeitlicher und finanzieller Rahmen mit Blick auf die Anforderungen definiert werden. Als Ergebnis daraus sollte jedes Projekt mit einem Budget, eines Projektstart- und enddatum, einer Aufwandsschätzung und konkreten Abrechnungskonditionen ausgestattet. 

In Agile Workers wird einem Projekt Manager in umfangreiches Budget Management bereitgestellt:

  • Erstellen von einem oder mehreren Budgets pro Projekt
  • Hinterlegung von Stunden- und Tagessätzen pro Mitarbeiter/Rolle 
  • Unterstützung von Kontigenten pro Mitarbeiter/Rolle
  • Angabe eines kalkulatorischen Kostensatz pro Mitarbeiter/Rolle
  • Erfassung von weiteren Kosten

Grundlegende Informationen, die für die Erzeugung aller abrechenbaren Leistungen erforderlich sind und ein akurates Projekt Controlling ermöglichen.

Budget Dashboard

Ein Projekt Manager sollte sich möglichst einfach ein Bild über den Status seiner Projekte und Budgets verschaffen können und gegenüber seinen Vorgesetzten und Kunden jederzeit auskunftsfähig sein. Häufig stellt das einen Projekt Manager vor größeren Herausforderungen, da unter Umständen die erforderlichen Informationen noch nicht verfügbar sind oder noch mühsam zusammengetragen und aufbereitet werden müssen. 

Das Budget Management von Agile Workers bietet neben dem Projekt Dashboard auch die Möglichkeit, für jedes einzelne Budget detaillierte Informationen abrufen zu können.

  • Prozentualer und absoluter Budgetverbrauch
  • Prozentualer und absoluter zeitlicher Aufwand
  • Zeitlicher Budgetverlauf 
  • Drill-down bis in die einzelnen Arbeitszeit- und Kostenbuchungen

Das reduziert die Projekt Management Aufwände und trägt zu mehr Transparenz im Projekt für Auftragnehmer und -geber bei. 

Vertragsbedingungen

Für die Abrechnung von geleisteten Tätigkeiten werden vor Projektbeginn zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber Konditionen vereinbart, die in Form von Stundensätzen / Tagessätzen für bestimmte Tätigkeiten vertraglich festgehalten werden. Diese wichtigen Informationen sollten sich auch im Budget Management wiederfinden, um eine vertraglich korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Agile Worker bietet daher die Möglichkeit pro Budget die zugehörigen Abrechnungskonditionen zu hinterlegen.

  • Stundensätze oder Tagessätze für jeden Mitarbeiter und falls erforderlich für verschiedene Rollen.
  • Kalkulatorische Kostensätze, um eine Effektivität ermitteln zu können.
  • Zeitliche und budgetäre Kontingente pro Mitarbeiter und Rolle
  • Zeiteinheiten für Arbeitszeitbuchungen (z.B. 6, 10, 15 Minuten)

Diese Informationen werden später bei der Zuordnung von Arbeitsprotokolleinträgen verwendet, um abrechenbare Leistungen zu erzeugen.

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